Mieux répondre aux besoins de toute la communauté des membres de la CGE, accroître la visibilité de nos activités, professionnaliser et optimiser les outils de gestion à disposition de la Délégation générale (en les intégrant), tels sont les objectifs à l’origine du « Projet Système d’information ».
Initié durant l’année 2010-2011, réalisé avec l’appui technique d’une société informatique grenobloise, ce projet a mobilisé les forces vives de la Délégation durant 18 mois avant d’être ouvert aux membres début juin 2012. Au même moment était lancé le nouveau site web de la CGE, adossé totalement au système d’information et vitrine de nos activités.
De l’acte de candidature à la visibilité des membres sur le web, toute la chaine administrative et professionnelle de la CGE est couverte par cet ERP. Il inclut entre autres choses :
- Les fonctionnalités relatives au fonctionnement de la CGE (Bureau, Conseil d’administration, équipe interne)
- Les informations et les fonctionnalités nécessaires à la gestion des membres (au niveau de chacune des institutions et des personnes qui les font vivre et animent le réseau CGE)
- Les informations et les fonctionnalités nécessaires au traitement des accréditations
- Des fonctionnalités de stockage et de recherche de l’information avec la mise en place d’un espace documentaire
- La visibilité des agendas des Commissions et Groupes de travail
- Des fonctionnalités collaboratives réservées aux membres des commissions et des groupes de travail au sein de l’espace documentaire (agenda, ordres du jour, consultation de documents stockés sur l’espace documentaire, rédaction collaborative de documents)
- Les fonctionnalités de publication des informations sur www.cge.asso.fr
- Des fonctionnalités d’exports divers
- Des fonctionnalités de facturation
- L’adossement, intégral et en temps réel, du nouveau site web au Système d’information
Une gestion précise des droits permet de donner accès à tout ou partie de ce système d’information, véritable colonne vertébrale de la CGE.
Parmi les changements les plus significatifs consécutifs à la mise en place de cet outil :
- Les fiches de renseignements utilisées pour signaler des modifications ou des ajouts sont obsolètes. Elles ne seront plus utilisées que comme base de renseignements pour des candidats à l’adhésion à la CGE
- Les membres de la CGE procèdent de fait eux-mêmes à la complétion ou à la correction de certaines informations concernant leurs établissements. Ils ont par ailleurs la possibilité de signaler des demandes de mises à jour directement via le SI
- L’enquête « effectifs », ainsi que la déclaration des effectifs d’inscrits (comprenant la liste des étudiants) et des diplômés dans les formations accréditées par la CGE, précédemment réalisées sous Sphynx et/ou excel, n’existent plus. Les différentes déclarations d’effectifs d’étudiants inscrits et de flux de diplômés se feront directement dans le SI
- Les formations en apprentissage du programme grande école (PGE) (collectées suite à enquête menée en février 2011) sont renseignées au sein du SI. Les écoles membres ont la responsabilité de l’exactitude des données consignées, des corrections nécessaires et des créations de formations non encore renseignées
- Les données collectées concernant les « accords internationaux » sont en cours d’homogénéisation, afin de répondre aux besoins occasionnés par les sollicitations institutionnelles (ministères, ambassades, …), complétion, … avant d’être injectées dans le SI
Projet d’ampleur mêlant analyse, élaboration de cahier des charges, conception de base de données, développement d’interfaces intuitives, le système d’information de la CGE a nécessité la mise en commun des compétences et spécialisations des personnels de la Délégation générale ainsi qu’une forte interactivité avec le prestataire informatique.
L’enjeu technique cède maintenant la place à un enjeu tout aussi crucial : l’appropriation du Système d’information par chacun au sein de la communauté de la CGE.
